مدیریت زمان

مدیریت زمان ، انجام امور در فرصت موجود و با امکانات موجود است به نحوی که نتیجه یا محصول با کیفیت ایجاد شود. زمان یک منبع غیرقابل تکرار است که تهدید کننده فردفرد انسانها بشمار می آید . زیرا هر فرد زمان محدودی را در هر روز در اختیار دارد . این زمان قابل خرید ، فروش یا پس انداز نیست . بنا بر این آنچه که برداشت کنید مجموعه آن چیزی است که دارید . لذا تنها انتخاب  در مورد زمان سرمایه گذاری یا اتلاف آن است . هم چنین زمانی که روز قبل مورد استفاده قرارگرفته تاثیر کمی بر چگونگی استفاده از زمان امروز دارد .

طبیعت مشکل زمان :

فرض کنید فردی  یک سفر 6 کیلومتری را باید با سرعت متوسط 30 کیلومتر در ساعت انجام دهد . حال اگر وی با سرعت 20 کیلومتر در ساعت، 2 کیلومتر اول را طی کرده باشد و سپس با افزایش سرعت خود ، 3 کیلومتر بعدی را با سرعت متوسط 30 کیلومتر درساعت براند ، آنگاه کیلومتر آخر را با چه سرعتی براند تا متوسط سرعت او در طول مسیر به 30 کیلومتر در ساعت برسد ؟ (کمی فکرکنید و پس از حل مسئله جواب را ببینید )

پاسخ : او هرگز نمی تواند به این نتیجه دست یابد زیرا این سفر باید  حداکثر در 12 دقیق به انجام برسد(T= X / V) در حالی که وی 6 دقیقه را برای دو کیلومتر اول و 6 دقیقه را برای سه کیلومتر دوم صرف نموده است . به تعبیری دیگر زمان انجام فعالیت سپری شده است !!

پس

عنصر اول : شروع خوب

این مطلب به اولین عنصر در مدیریت زمان باز می گردد که یک شروع خوب در تمام پروژه ها ضروری است . معمولا زمان زیادی را داوطلبین کنکور صرف آزمایش ، از این شاخه به آن شاخه پریدن و.. می کنند و هیچ اقدامی در جهت خواندن نمی کنند . در این فرآیند ، نگرانی چیزی را حل نمی کند ، بلکه زمان موجود برای انجام کار را تلف می کند . ادامه این حکایت  به فشار انجام کار منتهی می گردد چرا که زمان از دست رفته است  و به این ترتیب زمان برای بهبود و اصلاح احتمالی روند انجام کار وجود ندارد یا اینکه داوطلبین ناگزیر به حذف قسمت های زیادی از دروس می شوند که این امر هم بر نگرانی آنها می افزاید . یک شروع خوب به معنی 15 ساعت درس خوندن در روز نیست . شروع خوب یعنی کار را به روز بعد موکول نکردن ، یعنی تصمیم جدی و قاطع و یعنی به تدریج شروع کردن و بخش زیای از کار را انجام دادن و در نهایت یعنی استفاده کاملا بهینه از فرصت تابستان .

عنصر دوم : اولویت

همه ما میدانیم که زمان کافی برای انجام همه چیز وجود ندارد . بنابراین درنگ کنید و تا زمان باقی است در مورد آنچه تمایل به انجام آن دارید ، فکر کنید . فعالیت هایتان را اولویت بندی کنید . اگر واقعا تمایل به قبولی در کنکور دارید باید درس خواندن  در اولویت تمام کارهایتان باشد . نمیگم باید همه چیز رو ول کنید و فقط درس بخونین بلکه باید در همه حال اولویت رو به درس و کنکورتون بدید و زمان باقی مانده رو به فعالیت های جنبی اختصاص بدید . مطمئن باشید هر چه بیشتر درس بخوانید و هر چه بیشتر برای کنکور اولویت قائل شوید ، وقت و آسودگی خاطر بیشتری برای کار های روزمره و یا تفریحاتتان خواهید داشت .

زمان چگونه می گذرد؟

اگر استفاده از زبان برنامه ریزی نشده ، ردیابی و ارزیابی نشود ، خیلی مشکل است که بتوان فهمید زمان چگونه سپری شده است . برای بهبود مدیریت زمان اولین گام برنامه ریزی است تا منافذی که اجازه می دهند زمان از دست برود ، شناسایی و از آن جلوگیری شود تا زمان اضافی برای اجرای فعالیت اصلی بوجود بیاید . گام دیگر تعیین ارزش زمان است . به نظر شما ارزش زمانی که شما دارید تلف یا استفاده می کنید ، چقدر است ؟

اثر بخشی و کارایی :

هر کاری به دو شکل تکمیل می شود ، اثر بخش و کارا . اثر بخشی به معنی انجام کار های صحیح و کارایی به معنی انجام یک کار به نحو صحیح است . به طور مثال اگر شما به قصد عزیمت به مشهد با ماشین از تهران حرکت کنید و با سرعت 100 کیلومتر در ساعت به سمت غرب برانید ، آنگاه شما در عین کارایی ، اثربخشی نخواهید داشت . چون شما با اینکه کارتان (راندن) را صحیح انجام میدهید ولی کار درست را انجام نمی دهید (چون به سمت غرب میرید) .  ضمن اینکه یک کار اثر بخش ممکن است در حال  پیشرفت هم باشد اما به روشی غلط انجام شود .

با توجه به مطالب قبل آنچه حایز اهمیت به شمار میرود آنست که ” کار صحیح به روش صحیح انجام شود “

چگونه با اتلاف زمان مقابله کنیم ؟

آنچه  به تجربه مشاهده شده است حاکی از انست که مهم ترین مشکل در مورد زمان ، میزان زمان در دسترس نیست ، بلکه مشکل سوء مدیریت است . برای شناسایی منابع اتلاف زمان باید نسبت به خود ممیزی به عمل آوریم . چک لیست زیر راهنمایی برای شناسایی فاکتورهای موثر بر اتلاف زمان است .

اتلاف کننده های مرتبط با کیفیت :

v    خواندن مطالب غیر مرتبط

v    دوباره کاری

v    اضافه کاری یا موازی کاری

v    فشار زیاد برای تمام کردن دروس

اتلاف کننده های برنامه ریزی شده :

v    زمان غذاخوری و استراحت مضاعف

v    برنامه ریزی شخصی در ساعات درس خواندن

v    تلفن های برنامه ریزی شده!

v    آماده شدن برای خاتمه درس خواندن

اتلاف کننده های محیطی :

v    مسافرت ومهمانی های برنامه ریزی نشده

v    برنامه ریزی ضعیف

v    بیماری و یا امور پیش بینی نشده

v    اولویت ها  و اهداف نامشخص

v     صحبت کردن زیاد! و یا تلفن غیر ضروری

v    رویاهای روزانه

v    ….

توصیه ها و راهکار ها :

ذیلا عوامل موثر بر اتلاف زمان و روش های حل آنها به طور خلاصه ارائه میشود :

1 – تعویق انداختن :  اگر شما از آن جمله اید که منتظر شنبه ای برای شروع هستید . دور ارشد رو یه خط گنده بکشین! بهترین زمان شروع هر کاری همین الان است . سعی کنید تا فعالیت های بزرگ را به مجموعه کارهای کوچک و قابل کنترل بشکنید . برای هر کاری یک موعد پایان مشخص کنید . کار ها را زودتر شروع کنید  تا در موعد مقرر به پایان برسانید . هرگز درس خواندن را به فردا موکول نکنید . به قول بزرگی :

” شرمنده ام از این فردا که نیامده چقدر کار دارد!”

2 – برنامه ریزی ضعیف : لیست کار های روزانه را تکمیل کنید . کارها را به ترتیب اهمیت مرتب کنید و فعالیت های با اولویت بالا را ابتدا انجام دهید .

3 – برنامه ریزی زیاد: آن کارهایی که باید انجام دهید را بر نامه ریزی کنید . بعضی کارها را به دیگران واگذار کنید و به برخی درخواست ها پاسخ منفی دهید.

4 –  کار با کیفیت پایین : سرعت کار را کم کرده و کیفیت را افزایش دهید . دوباره کاری معمولا وقت بیشتری می گیرد . بهتر است در اولین بار مطالعه یک درس ، کار را تمام کنید . جز در مواردی که تاکید بر مرور زیاد به جای عمقی خوندن کردیم (مثل لغات زبان)

5 – تماس تلفنی : ملاقات ها و تماس های تلفنی را انتخاب کنید .

6 –  درهم ریختگی مکان مطالعه : اتاق خود را از وسایل غیر مربوط خالی کنید و هر چیز را سر جای خود بگذارید . هر قطعه کاغذ ، کتاب و … فقط یکبار بررسی کنید ، آنگاه بایگانی کنید ، به زباله بیندازید و یا در مسیر خود به جریان بیندازید .

7 – حجم زیاد کارهای جاری : کار های معمول خود را در زمان های غیر ویژه انجام دهید  . بهتر است این کارها را به صورت دسته ای انجام دهید (در زمان مناسب ، دسته ای ازکارها را انجام داده و از شرشان خلاص شوید )

8 – تصمیم گیری: اطلاعات را جمع آوری کرده و تصمیم بگیرید. قبول کنید که وجود ریسک غیر قابل اجتناب  است.

9 – عادات شخصی : عادات خود را ارزیابی کنید و زمانهای تلف شده را کاهش دهید . عاداتی مثل انجام فعالیت های غیر موثر بدلیل عادت ، درگیر شدن در فعالیت هایی که “انجام دادن آنها را دوست داریم ” به جای فعالیت هایی که ” انجام آنها ضروری است “، اولویت دادن به کارهای با اولویت پایین ، اجازه دادن به توقفات غیر لازم در درس خواندن و اجازه دادن به انجام کار بدون کیفیت که نیاز به دوباره کاری میشود ، از بدترین عادات افراد هستند .

نتیجه :

مدیریت زمان بخشی لازم در بهبود رویه های فردی است و در این راستا تنها راهی که برای ارتقا عملکرد خود دارید به این طریق حاصل می شود : ” کار خود را به اندازه کافی صحیح انجام دهید ، تنها در آن صورت است که فرصت کافی برای انجام آنرا خواهید داشت ” به تعبیری دیگر هر فرد باید کارهای صحیح را انجام دهد(اثربخشی) و آنها را درست انجام دهید (کارایی).

— این متن برگرفته از جزوه ارتقا مهارت های مطالعه مربوط به سال 86 و منتشر شده توسط مرکز مهارت های دانشجویی دانشگاه تهران است —